Louer du matériel vidéo à Bordeaux : comment ça se passe

Première location, ou première location chez nous : voici comment les choses se passent, dans l'ordre, du site jusqu'au retour du matériel. Rien de compliqué. Mais quelques pièces à préparer et deux ou trois règles à connaître font la différence entre un retrait qui prend dix minutes et un retrait qui en prend soixante. Ce guide vaut pour un particulier qui filme un mariage comme pour une agence de Bordeaux qui prépare un tournage d'entreprise.

Choisir son matériel et ses dates sur le site

Tout commence dans le catalogue. Chaque fiche affiche un tarif à la journée et un tarif week-end, les caractéristiques de l'appareil et ce qui est fourni avec (batteries, chargeur, câbles, étui). Vous ajoutez les références à votre sélection, vous indiquez vos dates de retrait et de retour, et vous nous envoyez la demande. Vous recevez aussitôt un récapitulatif, et nous un message.

Si vous ne savez pas par où commencer, les packs regroupent les combinaisons qui reviennent le plus souvent : un pack reportage avec caméra, optique, micro et trépied, un pack lumière pour une interview, un pack RED Komodo pour un clip. Ils évitent d'oublier un câble ou une batterie, et ils reviennent moins cher que les mêmes références prises une par une.

Vous hésitez entre deux caméras, ou vous ne savez pas quelle optique va avec quel boîtier ? Dites-le dans le message qui accompagne la demande. Nous préférons ajuster la liste avant d'établir le devis plutôt qu'au comptoir le jour du retrait.

Le devis

Nous vérifions la disponibilité de chaque référence sur vos dates, et nous vous envoyons un devis par mail. Il reprend le matériel, la durée, le prix et les conditions de location. Vous le signez en ligne, depuis votre téléphone ou votre ordinateur, et c'est cette signature qui réserve le matériel. Tant que le devis n'est pas signé, les références restent disponibles pour d'autres clients.

Le prix de la location se règle au plus tard au moment du retrait. Pour une location longue ou un projet qui s'étale, un règlement en plusieurs fois peut être convenu sur le devis.

Les pièces à préparer

Le matériel que vous emportez vaut souvent plusieurs milliers d'euros. Comme tout loueur, nous avons besoin de savoir à qui nous le confions. Les pièces demandées dépendent de votre situation :

• Pour un particulier : une pièce d'identité et un justificatif de domicile.
• Pour une société : un extrait K-bis, le document qui prouve l'existence de l'entreprise.
• Pour une association : un extrait d'inscription INSEE.
• Dans tous les cas : une adresse mail valide, pour recevoir le contrat et la facture.

Il faut avoir 18 ans pour louer. Si une autre personne vient retirer le matériel à votre place (un assistant, un collègue), prévenez-nous par écrit avec son nom. C'est elle qui signera le bon de départ, et ce bon vous engage comme si vous l'aviez signé vous-même.

Le dépôt de garantie, ou caution

Un dépôt de garantie est demandé au retrait. Son montant dépend de la valeur du matériel loué : il est calculé en pourcentage de cette valeur et indiqué sur le devis, donc sans surprise le jour venu. Ce n'est pas un paiement : la somme sert uniquement à couvrir une casse, une perte ou un vol pendant la location. Si tout revient en bon état, elle vous est intégralement restituée.

Pendant la location, vous êtes responsable du matériel. Le prêt et la sous-location sont interdits : la personne qui signe est celle qui utilise. Vous vous engagez aussi à l'utiliser normalement, selon les consignes du fabricant, et à ne rien modifier dessus.

Le retrait rue Sainte-Thérèse

Le matériel se retire dans nos locaux, au 16 rue Sainte-Thérèse à Bordeaux. Voici comment se passe un retrait, en trois temps :

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   On convient d'une heure

   Par mail, une fois le devis signé. Comptez une vingtaine de minutes pour un kit complet, davantage si vous découvrez une caméra et souhaitez une prise en main.

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   On vérifie le matériel ensemble

   Chaque référence est sortie, allumée et contrôlée avec vous. Les éventuels défauts apparents (une rayure, un pas de vis abîmé) sont notés sur un bon de départ électronique. Sans mention, le matériel est considéré remis en parfait état, c'est pourquoi ce moment compte autant pour vous que pour nous.

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   Contrat, dépôt de garantie, règlement

   Le contrat est signé sur place, le dépôt de garantie et le règlement se font au comptoir, et vous repartez avec le matériel.

Pendant la location

Si vous constatez un défaut qui n'était pas visible au retrait, prévenez-nous tout de suite et rapportez la référence concernée. Après vérification de notre part, sa location vous est remboursée et nous vous proposons un remplacement si nous en avons un. Ne pas signaler un problème pendant la location, c'est en porter la responsabilité au retour.

Besoin de garder le matériel plus longtemps ? Demandez-le avant la date de retour prévue. Une prolongation se fait sur accord, parce que la référence est peut-être réservée derrière vous, et elle peut demander un complément de prix. À l'inverse, un retour anticipé ne donne pas lieu à remboursement : la période réservée reste due.

Le retour et la levée du dépôt de garantie

Au retour, à l'heure convenue, nous signons ensemble un bon de retour qui liste le matériel restitué. Nous avons ensuite jusqu'à 72 heures pour vérifier l'état et le fonctionnement de chaque référence : nettoyage des optiques, test des capteurs, contrôle des batteries et des connectiques. Sans incident, le dépôt de garantie est libéré à l'issue de cette vérification.

En cas de casse ou de matériel manquant, nous vous prévenons tout de suite. Le dépôt de garantie couvre la réparation. Si la réparation coûte moins que le dépôt, la différence vous est rendue. Si elle coûte plus, un complément peut être demandé. Le plus simple reste de nous appeler dès qu'un incident survient : on trouve toujours une solution plus facilement à chaud.

Questions fréquentes

• Le week-end : chaque fiche affiche un tarif week-end distinct du tarif journée. Les horaires de retrait et de retour qui vont avec sont précisés sur le devis.
• La livraison : nous pouvons organiser une livraison par transporteur, en Gironde comme ailleurs en Nouvelle-Aquitaine. Les conditions et le coût sont indiqués sur le devis. Prévoyez une personne pour réceptionner.
• Les données : sauvegardez vos rushes avant de rendre les cartes. Nous ne pouvons pas garantir les données laissées sur un support restitué.
• L'assurance : le matériel est sous votre responsabilité pendant la location. Si votre production ou votre entreprise dispose d'une assurance matériel, parlez-nous-en au devis.
• Le studio : en plus de la location, le Studio Seize, notre plateau au cœur de Bordeaux, se réserve pour vos interviews, shootings et captations.

Louer ce matériel à Bordeaux, en Gironde et en Nouvelle-Aquitaine

Nos clients viennent de Bordeaux et de sa métropole, mais aussi du Bassin d'Arcachon, du Médoc, du Libournais et de toute la Gironde. Beaucoup de productions de Nouvelle-Aquitaine passent par nous pour un tournage à Bordeaux, et nous pouvons livrer par transporteur quand le déplacement n'a pas de sens. Si vous tournez loin et que vous hésitez entre venir et vous faire livrer, dites-le dans la demande : on vous indique la solution la plus simple.